Privacyverklaring Wijnse Feesten
**Versie 1.0, van kracht vanaf 01/09/2026**
---
1. Wie verwerkt uw gegevens
De Wijnse Feesten is een liefdadigheidsinitiatief van de zes Gentse Rotaryclubs en twee Gentse Rotaractclubs, georganiseerd door **Wijncarrousel**, een feitelijke vereniging (hierna "wij" of "de Organisator").
Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website en tijdens het evenement worden verzameld.
* E-mail: info@wijnse-feesten.be
* Website: https://wijnse-feesten.be
* Contactpersoon privacy: Thomas Vanhove
Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Alle vragen over deze verklaring kunnen worden gericht aan bovenstaand e-mailadres.
---
2. Waarop is deze verklaring van toepassing
Deze privacyverklaring geldt voor de verwerking van persoonsgegevens via de website https://wijnse-feesten.be, bij de bestelling en afhaling van wijn, bij de organisatie van het evenement, en bij onze communicatie met klanten, sympathisanten, vrijwilligers en deelnemende wijnhandelaars.
Wij verwerken uw gegevens overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR) en de Belgische wetgeving ter zake.
---
3. Welke gegevens verwerken wij, waarom en op welke grond
3.1 Bestellingen en afhaling
| | |
|---|---|
| **Gegevens** | Naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer, factuuradres indien opgegeven, bestelgegevens, bestelnummer, betaalgegevens zoals het rekeningnummer waarvan de overschrijving komt en de betaalreferentie, gegevens over de afhaling of nalevering |
| **Doel** | De bestelling verwerken, u bevestigingen en praktische informatie bezorgen, de afhaling organiseren, naleveringen coördineren, klachten en garantie afhandelen, en de boekhouding van de actie voeren |
| **Rechtsgrond** | Uitvoering van de overeenkomst waarbij u partij bent, en het nakomen van onze wettelijke verplichtingen |
| **Bewaartermijn** | 3 jaar na het evenement, behalve gegevens die langer moeten worden bewaard om boekhoudkundige of fiscale redenen |
3.2 Nieuwsbrief en mailings
| | |
|---|---|
| **Gegevens** | Naam en e-mailadres, en gegevens over het openen van en klikken in onze mails |
| **Doel** | U informeren over de volgende edities van de Wijnse Feesten, de wijnverkoop en het goede doel |
| **Rechtsgrond** | Uw toestemming. Bent u eerder klant geweest, dan mogen wij u ook op grond van ons gerechtvaardigd belang mails sturen over gelijkaardige activiteiten, waarbij u zich telkens kan uitschrijven |
| **Bewaartermijn** | Tot u zich uitschrijft, en daarna maximaal 1 jaar om te kunnen aantonen dat wij uw uitschrijving hebben verwerkt |
U kan zich op elk ogenblik uitschrijven via de link onderaan elke mail of via info@wijnse-feesten.be. Een uitschrijving heeft geen enkel gevolg voor uw bestellingen.
3.3 Foto's en video tijdens het evenement
| | |
|---|---|
| **Gegevens** | Beeld- en geluidsopnames waarop bezoekers, vrijwilligers en standhouders zichtbaar of hoorbaar zijn |
| **Doel** | Verslaggeving over het evenement en promotie van volgende edities, op onze website, in de pers en op onze sociale media |
| **Rechtsgrond** | Voor sfeerbeelden waarop het evenement of de groep centraal staat: ons gerechtvaardigd belang om over onze liefdadigheidsactie te communiceren. Voor gerichte of geposeerde beelden waarop één of enkele personen herkenbaar en als onderwerp in beeld komen: uw toestemming |
| **Bewaartermijn** | 5 jaar, of langer in ons archief indien het beeld historische waarde heeft voor de vereniging |
Wij afficheren op het evenement dat er beelden worden gemaakt. Wenst u niet gefotografeerd te worden, of wil u dat een beeld wordt verwijderd, dan volstaat een bericht aan info@wijnse-feesten.be met een beschrijving van het beeld. Wij verwijderen het beeld dan van onze eigen kanalen.
3.4 Bezoek aan de website
| | |
|---|---|
| **Gegevens** | IP-adres, apparaat- en browsergegevens, bezochte pagina's, tijdstip en duur van het bezoek, en gegevens uit cookies en vergelijkbare technieken |
| **Doel** | De website laten werken en beveiligen, en het gebruik ervan meten om onze communicatie te verbeteren |
| **Rechtsgrond** | Ons gerechtvaardigd belang voor strikt noodzakelijke cookies, en uw toestemming voor analytische en andere niet-noodzakelijke cookies |
| **Bewaartermijn** | Zie hoofdstuk 8 over cookies |
3.5 Vrijwilligers, medewerkers en deelnemende wijnhandelaars
| | |
|---|---|
| **Gegevens** | Naam, contactgegevens, club of onderneming, taak of shift, en de gegevens die nodig zijn voor de afrekening met de handelaars |
| **Doel** | De praktische organisatie van het evenement en de samenwerking met de deelnemende handelaars |
| **Rechtsgrond** | Uitvoering van de overeenkomst of van maatregelen die daaraan voorafgaan, en ons gerechtvaardigd belang bij een vlotte organisatie |
| **Bewaartermijn** | 3 jaar na het evenement |
---
4. Waar komen uw gegevens vandaan
In de meeste gevallen krijgen wij uw gegevens rechtstreeks van u, via het bestelformulier, het inschrijvingsformulier voor de nieuwsbrief of het contact aan de balie. Van de deelnemende wijnhandelaars kunnen wij gegevens ontvangen die nodig zijn om een nalevering of een klacht af te handelen.
---
5. Met wie delen wij uw gegevens
Wij verkopen uw gegevens niet en geven ze niet door voor commerciële doeleinden van derden. Uw gegevens worden gedeeld met:
* De betrokken wijnhandelaar, voor zover nodig voor de levering, de nalevering, de facturatie en de garantieafhandeling. De handelaar is voor die verwerking zelf verwerkingsverantwoordelijke.
* Onze dienstverleners die als verwerker optreden, en die uw gegevens enkel in onze opdracht en volgens onze instructies verwerken:
* Odoo, als platform voor de webshop, de orderopvolging en de administratie ([Odoo SA, Ramillies, België])
* onze hostingpartner voor de website: Hetzner
* onze mailingdienst voor de nieuwsbrief: Odoo
* onze betaalpartner: Mollie
* Onze bank, voor de verwerking van de betalingen.
* Voedselondersteuning Gent vzw, uitsluitend in de vorm van geaggregeerde cijfers over de opbrengst, dus zonder persoonsgegevens van kopers.
* Overheden of gerechtelijke instanties, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Met elke verwerker sluiten wij een verwerkersovereenkomst die de vertrouwelijkheid en de beveiliging van uw gegevens waarborgt.
---
6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Wij streven ernaar uw gegevens binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken. Wanneer een dienstverlener toch gegevens buiten de EER verwerkt, gebeurt dat op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met passende bijkomende maatregelen.
---
7. Beveiliging van uw gegevens
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang. Concreet betekent dit onder meer een beperking van de toegang tot wie de gegevens nodig heeft voor zijn taak binnen de organisatie, het gebruik van beveiligde verbindingen en van platformen met authenticatie, en het wissen of anonimiseren van gegevens die niet langer nodig zijn.
Stellen wij een inbreuk in verband met persoonsgegevens vast met een risico voor uw rechten en vrijheden, dan melden wij die aan de Gegevensbeschermingsautoriteit binnen de wettelijke termijn en verwittigen wij u wanneer dat vereist is.
---
8. Cookies
Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken. Wij onderscheiden:
* Noodzakelijke cookies, die de website laten werken, uw winkelmandje bewaren en de site beveiligen. Deze worden altijd geplaatst en vereisen geen toestemming.
* Analytische cookies, waarmee wij meten hoe de website wordt gebruikt. Deze worden alleen geplaatst na uw toestemming.
* Marketingcookies of cookies van sociale media, die worden geplaatst door Meta. Deze worden alleen geplaatst na uw toestemming.
Bij uw eerste bezoek vraagt onze cookiebanner uw keuze. U kan die keuze op elk ogenblik wijzigen of intrekken via de link "cookievoorkeuren" onderaan elke pagina. U kan cookies ook verwijderen of blokkeren via de instellingen van uw browser. Blokkeert u de noodzakelijke cookies, dan is het mogelijk dat de webshop niet correct werkt.
Een gedetailleerd overzicht van de gebruikte cookies en hun bewaartermijn vindt u in ons cookiebeleid.
---
9. Uw rechten
U beschikt over de volgende rechten:
* **Inzage**: weten welke gegevens wij van u verwerken en een kopie ervan krijgen.
* **Verbetering**: onjuiste of onvolledige gegevens laten aanpassen.
* **Wissing**: uw gegevens laten verwijderen wanneer wij ze niet langer nodig hebben of wanneer u uw toestemming intrekt.
* **Beperking**: de verwerking tijdelijk laten stopzetten, bijvoorbeeld terwijl de juistheid van uw gegevens wordt nagegaan.
* **Bezwaar**: zich verzetten tegen een verwerking die op ons gerechtvaardigd belang steunt, waaronder het gebruik van beeldmateriaal. Tegen direct marketing kan u zich altijd en zonder motivering verzetten.
* **Overdraagbaarheid**: de gegevens die u ons hebt bezorgd, in een leesbaar formaat ontvangen of laten doorsturen.
* **Intrekking van uw toestemming**: op elk ogenblik, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
U oefent deze rechten uit via info@wijnse-feesten.be. Wij kunnen u vragen uw identiteit aan te tonen om te vermijden dat wij gegevens aan de verkeerde persoon bezorgen. Wij antwoorden binnen één maand, een termijn die bij complexe verzoeken met twee maanden kan worden verlengd.
Bent u niet tevreden met ons antwoord, dan kan u klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
---
10. Geautomatiseerde besluitvorming
Wij nemen geen beslissingen over u op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking, en wij doen niet aan profilering met rechtsgevolgen voor u.
---
11. Minderjarigen
Onze webshop richt zich niet tot minderjarigen. Wijn wordt niet verkocht of afgegeven aan personen jonger dan 16 jaar, en sterkedrank en gefortificeerde wijnen niet aan personen jonger dan 18 jaar. Stellen wij vast dat wij gegevens van een minderjarige hebben verwerkt zonder de vereiste grondslag, dan verwijderen wij die.
---
12. Wijzigingen aan deze verklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld wanneer wij nieuwe diensten gebruiken of wanneer de regelgeving verandert. De actuele versie staat steeds op https://wijnse-feesten.be. Bij een belangrijke wijziging brengen wij u daarvan op de hoogte via onze website of per e-mail.